Sklep internetowy może działać świetnie przy kilkunastu zamówieniach dziennie nawet wtedy, gdy część procesów wykonywana jest ręcznie. Problem pojawia się wraz ze wzrostem sprzedaży. Więcej zamówień oznacza więcej zmian stanów magazynowych, dokumentów, przesyłek, zwrotów, aktualizacji cen i danych klientów.

Jeżeli każdą z tych operacji trzeba wykonywać osobno w sklepie, systemie ERP, programie magazynowym i systemach kurierskich, zwiększenie sprzedaży zaczyna generować nie tylko większy przychód, ale również coraz większe koszty obsługi.

Rozwiązaniem jest integracja sklepu internetowego z systemem ERP i magazynem, dzięki której dane mogą przepływać automatycznie pomiędzy wykorzystywanymi systemami.

Dobrze zaprojektowana integracja pozwala między innymi automatycznie przekazywać zamówienia do ERP, synchronizować stany magazynowe i ceny, generować dokumenty sprzedaży czy aktualizować status realizacji zamówienia.

To właśnie integracje są jednym z najważniejszych elementów skalowalnego e-commerce.

Najważniejsze informacje

  • Integracja sklepu z ERP eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
  • Integracja sklepu z magazynem lub WMS pozwala automatycznie synchronizować dostępność produktów.
  • Zamówienia mogą trafiać bezpośrednio ze sklepu do systemów wykorzystywanych przez firmę.
  • Automatyzacja ogranicza ryzyko sprzedaży produktów, których faktycznie nie ma na magazynie.
  • ERP może stać się centralnym źródłem cen, produktów, klientów i dokumentów sprzedażowych.
  • Dobrze wykonana integracja umożliwia skalowanie sprzedaży bez proporcjonalnego zwiększania zespołu administracyjnego.

Jeżeli dopiero planujesz rozwój platformy sprzedażowej, warto uwzględnić takie mechanizmy już na etapie projektowania sklepu internetowego.

Dlaczego ręczna obsługa e-commerce szybko staje się problemem?

Wyobraźmy sobie sklep realizujący 20 zamówień dziennie.

Pracownik sprawdza płatność, przepisuje zamówienie do systemu ERP, aktualizuje magazyn, przygotowuje dokument sprzedaży, generuje etykietę kurierską, a następnie zmienia status zamówienia w sklepie.

Przy niewielkiej sprzedaży taki model może jeszcze działać.

Przy 200, 500 czy 1000 zamówieniach dziennie staje się natomiast poważnym ograniczeniem.

Co więcej, problemem nie jest wyłącznie czas.

Każda ręczna operacja zwiększa ryzyko:

  • pomyłki w adresie dostawy,
  • Niepoprawnej ceny w e-sklepie należy unikać, aby zapewnić jakość obsługi klienta.
  • sprzedaży produktu, którego nie ma już w magazynie,
  • błędnie wystawionego dokumentu,
  • dwukrotnego wprowadzenia zamówienia,
  • pominięcia zamówienia,
  • nieaktualnego statusu przesyłki,
  • rozbieżności pomiędzy sklepem a systemem ERP.

W pewnym momencie firma zaczyna więc zatrudniać dodatkowe osoby tylko po to, aby przepisywały dane pomiędzy systemami.

Automatyzacja e-commerce pozwala zmienić ten model.

Zamiast skalować liczbę wykonywanych ręcznie operacji, skalujemy system.

Co właściwie oznacza integracja sklepu z ERP?

Integracja ERP ze sklepem internetowym oznacza stworzenie mechanizmu wymiany danych pomiędzy platformą e-commerce a systemem wykorzystywanym do zarządzania przedsiębiorstwem.

W praktyce komunikacja może wyglądać następująco:

Klient → sklep internetowy → ERP → magazyn → wysyłka → sklep → klient

Klient składa zamówienie w sklepie.

System automatycznie przekazuje odpowiednie dane do ERP. ERP może następnie zarezerwować towar, wygenerować dokument sprzedaży albo przekazać informacje do systemu magazynowego.

Po przygotowaniu przesyłki status może wrócić do sklepu, a klient automatycznie otrzymuje wiadomość o realizacji zamówienia.

Bez ręcznego przepisywania danych.

ERP a WMS – czym się różnią?

Pojęcia ERP i WMS często występują obok siebie, jednak odpowiadają za inne obszary działalności.

ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) jest systemem służącym do zarządzania procesami przedsiębiorstwa.

W zależności od wdrożenia może obsługiwać między innymi:

  • sprzedaż,
  • Fakturowanie w systemie ERP dla e-commerce może znacząco poprawić jakość obsługi klienta.
  • księgowość,
  • zakupy,
  • magazyny,
  • kontrahentów,
  • cenniki,
  • produkcję,
  • logistykę.

W wielu firmach ERP jest głównym źródłem danych wykorzystywanych również przez sklep internetowy.

WMS

WMS (Warehouse Management System) koncentruje się przede wszystkim na fizycznej obsłudze magazynu.

Może zarządzać między innymi:

  • lokalizacją produktów,
  • przyjęciami magazynowymi,
  • kompletacją zamówień,
  • rezerwacjami,
  • pakowaniem,
  • przesunięciami magazynowymi,
  • wydawaniem towaru.

W większych przedsiębiorstwach sklep może być więc zintegrowany jednocześnie z ERP i WMS.

Jakie dane warto synchronizować między sklepem a ERP?

Nie istnieje jeden uniwersalny zakres integracji.

W jednym sklepie wystarczy przesyłanie zamówień i synchronizacja stanów. W innym ERP zarządza praktycznie całą ofertą e-commerce.

Najczęściej synchronizowane są poniższe obszary.

1. Zamówienia

To jedna z najważniejszych automatyzacji.

Po zakupie zamówienie może zostać automatycznie przekazane ze sklepu do ERP wraz z:

  • produktami,
  • ilościami,
  • cenami,
  • rabatami,
  • danymi klienta,
  • adresem faktury,
  • adresem dostawy,
  • wybraną formą płatności,
  • sposobem dostawy.

Pracownik nie musi tworzyć drugiego zamówienia ręcznie.

2. Stany magazynowe

Synchronizacja stanów magazynowych w sklepie internetowym jest szczególnie istotna, jeśli firma sprzedaje te same produkty w kilku kanałach.

Towar może być sprzedawany jednocześnie przez e-sklep oraz marketplace'y, co zwiększa zasięg sprzedaży.

  • sklep internetowy,
  • punkt stacjonarny,
  • handlowców,
  • marketplace,
  • platformę B2B.

Bez integracji każdy kanał może pokazywać inną dostępność.

Jeżeli magazyn posiada ostatnią sztukę produktu i zostanie ona sprzedana przez handlowca, sklep internetowy powinien odpowiednio szybko zautomatyzować informację o zmianie stanu.

W przeciwnym razie kolejny klient może kupić produkt, którego firma nie jest już w stanie wysłać.

3. Ceny

ERP może być również głównym źródłem cen.

Zmiana ceny w jednym miejscu może automatycznie aktualizować ją w sklepie.

Ma to duże znaczenie szczególnie przy dużych katalogach produktów. Ręczna aktualizacja kilku czy kilkunastu tysięcy pozycji jest czasochłonna i podatna na błędy.

4. Cenniki i rabaty B2B

Integracja nabiera jeszcze większego znaczenia w przypadku sklepów internetowych B2B.

Klient biznesowy może posiadać:

  • indywidualny cennik,
  • Rabat procentowy może być skutecznym narzędziem do zwiększenia sprzedaży w e-sklepie.
  • rabaty na konkretne grupy produktów,
  • własne warunki handlowe,
  • limit kupiecki,
  • określony termin płatności.

Dane mogą pochodzić bezpośrednio z ERP, dzięki czemu handlowiec nie musi aktualizować ich osobno w panelu sklepu.

5. Produkty

W bardziej zaawansowanej integracji ERP lub inny system PIM może być również źródłem informacji o produktach.

Synchronizowane mogą być:

  • SKU,
  • EAN,
  • nazwy,
  • ceny,
  • warianty,
  • parametry,
  • kategorie,
  • status dostępności.

Warto jednak przed wdrożeniem określić, który system jest nadrzędnym źródłem danych dla każdego typu informacji.

To jedna z najważniejszych decyzji przy projektowaniu integracji.

6. Klienci i kontrahenci

Nowe konto klienta B2B utworzone w sklepie może automatycznie pojawić się jako kontrahent w ERP.

Możliwa jest również synchronizacja w drugą stronę — istniejący kontrahenci firmy mogą otrzymywać dostęp do platformy B2B wraz ze swoimi warunkami handlowymi.

7. Faktury i dokumenty sprzedaży

Po opłaceniu lub realizacji zamówienia ERP może automatycznie przygotować:

  • fakturę VAT,
  • paragon,
  • fakturę pro forma,
  • dokument magazynowy.

Dokument może następnie zostać przekazany klientowi lub udostępniony na jego koncie.

Integracja sklepu z magazynem – dlaczego aktualny stan produktu jest tak ważny?

Dla klienta informacja „produkt dostępny” jest obietnicą.

Jeżeli po zakupie okazuje się, że produktu faktycznie nie ma na magazynie, firma musi kontaktować się z klientem, przesuwać termin wysyłki albo anulować zamówienie.

Problem szczególnie szybko narasta przy sprzedaży wielokanałowej.

Załóżmy, że firma posiada 10 sztuk produktu i sprzedaje go przez sklep, marketplace oraz własnych handlowców.

Bez centralnej synchronizacji każdy kanał może traktować liczbę 10 jako własny stan magazynowy.

Efektem może być sprzedaż większej liczby produktów niż rzeczywiście znajduje się w magazynie.

Poprawnie zaprojektowana integracja sklepu internetowego z magazynem tworzy jedno źródło informacji o dostępności produktu.

Czy synchronizacja powinna odbywać się w czasie rzeczywistym?

Nie zawsze.

Częstotliwość synchronizacji powinna wynikać z charakterystyki biznesu.

Dane można aktualizować:

  • natychmiast po zdarzeniu,
  • co kilka minut,
  • cyklicznie,
  • kilka razy dziennie,
  • raz dziennie.

Zamówienia zwykle powinny być przekazywane stosunkowo szybko.

Stan magazynowy produktu, którego dostępna jest tylko jedna sztuka, również wymaga szybkiej synchronizacji.

Z kolei aktualizacja dużego katalogu parametrów technicznych produktów może odbywać się znacznie rzadziej.

Nie zawsze więc rozwiązaniem jest przesyłanie wszystkich danych w czasie rzeczywistym. Ważniejsze jest dopasowanie architektury integracji do rzeczywistych procesów firmy.

API, pliki czy bezpośrednia komunikacja – jak można zintegrować sklep z ERP?

Sposób wykonania integracji zależy przede wszystkim od możliwości technicznych systemu ERP.

Integracja przez API

Najbardziej elastycznym rozwiązaniem jest zazwyczaj wykorzystanie API.

Sklep i ERP komunikują się poprzez określony interfejs, przesyłając potrzebne informacje automatycznie.

API umożliwia między innymi pobieranie produktów, wysyłanie zamówień, aktualizowanie stanów oraz zmianę statusów.

Webhooki

Jeżeli system je obsługuje, można wykorzystywać również webhooki.

Zamiast ciągle pytać ERP:

Czy coś się zmieniło?

system wysyła informację w momencie wystąpienia określonego zdarzenia.

Przykładowo po utworzeniu przesyłki może automatycznie poinformować sklep o zmianie statusu zamówienia.

Wymiana plików

Niektóre systemy umożliwiają integrację poprzez pliki:

  • CSV,
  • XML,
  • XLSX,
  • inne ustalone formaty danych.

Takie rozwiązanie może być wystarczające w przypadku prostszych procesów i rzadszej synchronizacji.

Middleware

Przy bardziej rozbudowanej architekturze pomiędzy sklepem a ERP może pojawić się dodatkowa warstwa integracyjna.

Zamiast:

Sklep → ERP

powstaje:

Sklep → system integracyjny → ERP / WMS / marketplace / kurier / księgowość

Takie podejście jest szczególnie przydatne, kiedy firma korzysta z wielu systemów i kanałów sprzedaży.

Automatyzacja obsługi zamówień krok po kroku

Dobrze zaprojektowany proces może wyglądać następująco:

  1. Klient składa zamówienie w sklepie internetowym.
  2. Płatność zostaje potwierdzona.
  3. Zamówienie automatycznie trafia do ERP.
  4. System rezerwuje odpowiedni stan magazynowy.
  5. Informacja trafia do magazynu lub WMS.
  6. Magazyn rozpoczyna kompletację.
  7. Generowana jest przesyłka kurierska.
  8. Numer przesyłki trafia do sklepu.
  9. Status zamówienia zostaje automatycznie zmieniony.
  10. Klient otrzymuje wiadomość z informacją o wysyłce.
  11. ERP generuje odpowiednie dokumenty sprzedażowe.

Pracownik zajmuje się przede wszystkim wyjątkami wymagającymi jego decyzji, a nie mechanicznym przepisywaniem informacji.

To jest prawdziwa wartość automatyzacji.

Największe korzyści z integracji ERP ze sklepem internetowym

Mniej błędów

Dane nie są wielokrotnie przepisywane ręcznie, dzięki czemu ograniczamy ryzyko pomyłek.

Niższy koszt obsługi zamówienia

Jeżeli większość standardowych operacji wykonuje system, pojedyncze zamówienie wymaga mniej pracy administracyjnej.

Aktualne stany magazynowe

Klienci widzą dostępność produktów zgodną z rzeczywistą sytuacją magazynową.

Szybsza realizacja

Zamówienie może trafić do odpowiednich systemów praktycznie natychmiast po jego złożeniu.

Możliwość skalowania sprzedaży

To jedna z największych korzyści.

Bez automatyzacji procesów dwukrotny wzrost liczby zamówień może oznaczać niemal dwukrotnie więcej pracy administracyjnej.

Po automatyzacji zależność nie musi być już tak bezpośrednia.

Firma może zwiększać sprzedaż, nie zwiększając w takim samym tempie liczby osób zajmujących się ręczną obsługą zamówień.

Integracja ERP jest szczególnie ważna w e-commerce B2B

W sprzedaży B2B proces jest zazwyczaj bardziej skomplikowany niż w klasycznym sklepie detalicznym.

Każdy klient może mieć inne:

  • ceny,
  • rabaty,
  • terminy płatności,
  • limity kupieckie,
  • Warunki dostawy powinny być jasno określone w systemie ERP dla e-commerce, aby poprawić jakość obsługi klienta.
  • dostępne produkty.

Ręczne przenoszenie wszystkich tych informacji do sklepu byłoby niezwykle czasochłonne.

Dlatego w nowoczesnym e-commerce B2B platforma sprzedażowa często nie jest niezależnym systemem, lecz cyfrowym interfejsem połączonym z istniejącym środowiskiem firmy.

Klient loguje się do sklepu i widzi warunki wynikające z danych znajdujących się już w ERP.

A co z marketplace'ami?

Integracja może obejmować nie tylko własny sklep, ale także automatyzację procesów w marketplace'ach.

Jeżeli firma sprzedaje również za pośrednictwem marketplace'ów, można stworzyć architekturę, w której wszystkie kanały korzystają ze wspólnego źródła danych, co zwiększa efektywność zarządzania sprzedażą online.

Przykładowo:

ERP / WMS

↓

warstwa integracyjna

↓

sklep internetowy / marketplace / B2B / handlowcy

Dzięki temu sprzedaż produktu w jednym kanale wpływa na jego dostępność również w pozostałych kanałach.

To jeden z fundamentów sprzedaży omnichannel.

Najczęstszy błąd: integracja bez wcześniejszej analizy procesów

Integracji ERP nie powinno się zaczynać od programowania.

Najpierw trzeba ustalić, jak faktycznie działa firma.

Przykładowe pytania to:

  • Gdzie obecnie powstaje produkt?
  • Który system przechowuje prawidłową cenę, aby zautomatyzować procesy fakturowania?
  • Co jest głównym źródłem stanu magazynowego?
  • W którym momencie zamówienie ma trafić do ERP?
  • Co się dzieje po anulowaniu zamówienia?
  • Jak obsługiwane są zwroty?
  • Co w przypadku częściowej realizacji?
  • Jak traktujemy zamówienia pobraniowe?
  • Jak obsługujemy klientów B2B?
  • Co się stanie, jeżeli ERP będzie chwilowo niedostępny?

Dopiero na podstawie odpowiedzi można zaprojektować właściwy przepływ danych.

Co powinno się wydarzyć, gdy integracja przestanie działać?

To element, który często odróżnia prosty „łącznik” od profesjonalnej integracji.

System zewnętrzny może być czasowo niedostępny. Internet może przestać działać. API może odpowiedzieć błędem. W danych produktu może pojawić się nieprawidłowa wartość.

Dlatego integracja powinna przewidywać:

  • Ponawianie nieudanych operacji jest kluczowe dla optymalizacji procesów w e-sklepie.
  • kolejki synchronizacji,
  • Logowanie błędów w systemie ERP dla e-commerce jest niezbędne do optymalizacji procesów.
  • monitoring,
  • alerty,
  • możliwość ponownego przetworzenia danych,
  • zabezpieczenie przed utworzeniem duplikatów.

Przykładowo: jeśli ERP przez 15 minut nie odpowiada, zamówienie klienta nie powinno zniknąć. Powinno oczekiwać na ponowną próbę przesłania.

Integracja jest procesem biznesowym, a nie tylko połączeniem dwóch API.

Jakich błędów unikać podczas integracji sklepu z ERP?

Synchronizowania wszystkiego „bo się da”

Więcej przesyłanych danych nie zawsze oznacza lepszą integrację.

Synchronizować należy przede wszystkim dane potrzebne do realizacji konkretnego procesu biznesowego.

Braku obsługi błędów

Integracja, która działa wyłącznie wtedy, gdy wszystkie systemy pracują idealnie, wcześniej czy później sprawi problemy.

Dwóch źródeł tych samych danych

Jeżeli cenę można niezależnie zmienić zarówno w ERP, jak i sklepie, trzeba jasno ustalić, który system ma pierwszeństwo.

Braku monitoringu

Firma powinna wiedzieć, że 50 zamówień od kilku godzin nie zostało przesłanych do ERP, co może wpłynąć na jakość obsługi klienta.

Projektowania wyłącznie pod obecny stan firmy

Dobra integracja powinna uwzględniać także planowany rozwój: dodatkowy magazyn, sprzedaż zagraniczną, marketplace czy kanał B2B.

Kiedy warto zintegrować sklep z ERP lub magazynem?

Pierwszym sygnałem jest zwykle sytuacja, w której pracownicy regularnie wykonują te same czynności w kilku systemach.

Warto rozważyć integrację szczególnie wtedy, gdy:

  • ręcznie przepisujesz zamówienia,
  • występują różnice stanów magazynowych,
  • sprzedajesz w kilku kanałach,
  • posiadasz duży katalog produktów,
  • ceny zmieniają się często,
  • prowadzisz sprzedaż B2B,
  • pracownicy poświęcają dużo czasu na administrację zamówień,
  • planujesz szybkie zwiększenie sprzedaży,
  • liczba ręcznych operacji zaczyna ograniczać dalszy rozwój.

Nie oznacza to jednak, że każda firma potrzebuje od razu rozbudowanej integracji.

Najlepszym rozwiązaniem jest zwykle automatyzacja tych procesów, które przynoszą największą oszczędność czasu lub eliminują najwięcej błędów.

Czy można zintegrować istniejący sklep z ERP?

Tak.

Nie zawsze trzeba budować cały sklep od początku.

W wielu przypadkach możliwe jest stworzenie integracji dla istniejącego rozwiązania opartego między innymi o WooCommerce, PrestaShop, Magento czy indywidualną platformę e-commerce.

Kluczowe jest sprawdzenie możliwości technicznych obu stron integracji.

Przed rozpoczęciem prac warto przeanalizować:

  1. możliwości API sklepu,
  2. możliwości API ERP lub WMS,
  3. strukturę danych,
  4. liczbę produktów i zamówień,
  5. wymagany kierunek synchronizacji,
  6. częstotliwość aktualizacji,
  7. obsługę sytuacji wyjątkowych.

Ile kosztuje integracja sklepu z ERP?

Nie ma jednej ceny integracji ERP.

Proste przekazywanie zamówień do systemu z dobrze udokumentowanym API będzie zupełnie innym projektem niż dwukierunkowa synchronizacja:

  • produktów,
  • cen,
  • wielu magazynów,
  • zamówień,
  • klientów B2B,
  • rabatów,
  • faktur,
  • zwrotów,
  • statusów realizacji.

Na koszt wpływa również jakość dokumentacji wykorzystywanych systemów oraz dostępność gotowego API.

Dlatego integrację warto wyceniać na podstawie konkretnego procesu, a nie jedynie informacji:

„Chcemy połączyć sklep z ERP”.

Jak podchodzimy do integracji e-commerce w Step to Web?

W Step to Web projektujemy sklepy internetowe oraz rozwiązania e-commerce z myślą nie tylko o samym procesie zakupu, ale również o tym, co dzieje się po kliknięciu „Kupuję i płacę”.

Możemy połączyć sklep z systemami wykorzystywanymi wewnątrz firmy oraz zaprojektować automatyzacje obejmujące między innymi:

  • ERP,
  • systemy magazynowe i WMS,
  • systemy księgowe,
  • płatności,
  • firmy kurierskie,
  • marketplace'y,
  • zewnętrzne API,
  • indywidualne systemy firmowe.

Zakres zawsze powinien wynikać z rzeczywistych procesów przedsiębiorstwa.

Przy bardziej rozbudowanych realizacjach istotna jest również możliwość dalszego rozwoju platformy. Przykładem rozbudowanego projektu e-commerce jest nasze wdrożenie dla MS-Performance, obejmujące sklep z ponad 1300 produktami, sprzedaż B2B, wiele walut oraz dwie wersje językowe.

Integracja ERP nie jest dodatkiem. To infrastruktura e-commerce

Firmy często inwestują w reklamę, SEO oraz zwiększanie konwersji sklepu.

To oczywiście ważne dla efektywności całego systemu.

Ale jeżeli firma nie jest w stanie sprawnie obsłużyć rosnącej liczby zamówień, sukces marketingowy może stworzyć kolejny problem operacyjny.

Dlatego wraz z rozwojem sprzedaży trzeba automatyzować również zaplecze.

Dobrze wykonana integracja sklepu internetowego z ERP, magazynem lub WMS sprawia, że dane przepływają pomiędzy systemami bez ciągłego udziału pracowników.

Efektem jest mniej błędów, mniej ręcznej pracy, szybsza realizacja zamówień i możliwość dalszego skalowania biznesu.

Sklep przestaje być wtedy odizolowaną aplikacją.

Staje się częścią całego ekosystemu firmy.

Planujesz integrację sklepu z ERP lub systemem magazynowym?

Jeżeli obecnie ręcznie przepisujesz zamówienia, aktualizujesz stany w kilku miejscach albo Twój sklep nie komunikuje się z systemami wykorzystywanymi przez firmę, warto zacząć od analizy procesu.

W Step to Web możemy przeanalizować obecny sposób obsługi sprzedaży, zaprojektować przepływ danych i przygotować rozwiązanie dopasowane do Twojego ERP, magazynu oraz platformy e-commerce.

Porozmawiajmy o Twoim sklepie internetowym i jego integracjach.